Satu transaksi Virtual Account (VA) hanya menceritakan sebagian kecil dari kisah sebenarnya. Dana keluar dari rekening SPPG, tapi apakah dana itu benar-benar dibelanjakan untuk bahan baku yang tercatat? Apakah porsi makanan yang dilaporkan benar-benar sampai ke penerima manfaat? Untuk menjawab pertanyaan itu, satu sumber data saja jelas tidak cukup. Dibutuhkan titik temu dari beberapa bukti sekaligus.
Ini juga alasan di balik salah satu keputusan produk utama GiziFin, yaitu memulai dengan 4-way matching sebagai fondasi rekonsiliasi, bukan sekadar pencocokan saldo.
Empat sumber yang dicocokkan
Ada empat sumber yang disandingkan dalam proses ini. Pertama, transaksi bank, yaitu data pencairan dan pergerakan dana dari Virtual Account SPPG. Kedua, bukti belanja berupa struk atau dokumen pembelian bahan baku. Ketiga, laporan harian SPPG, laporan operasional yang dilaporkan langsung oleh satuan pelayanan. Dan keempat, bukti distribusi berbasis QR yang menunjukkan makanan benar-benar sampai ke penerima manfaat.
Ketika keempat sumber ini saling cocok, sebuah proses rekonsiliasi dianggap penuh. Tapi kalau salah satu dari empat sumber tidak sejalan dengan yang lain, proses itu ditandai sebagai proses dengan selisih. Ini sinyal bahwa ada bagian dari rantai bukti yang perlu ditelusuri lebih lanjut, entah karena kesalahan pencatatan biasa atau indikasi yang lebih serius.
Kenapa bukan cukup dua arah saja
Rekonsiliasi dua arah, misalnya sekadar mencocokkan saldo bank dengan laporan SPPG, rentan melewatkan pola yang justru penting. Belanja yang tercatat rapi di atas kertas tapi tidak pernah benar-benar sampai sebagai makanan ke penerima manfaat, misalnya. Atau sebaliknya, distribusi yang dilaporkan tanpa bukti pembelian yang menyertainya. Dengan menyandingkan keempat sumber sekaligus, celah semacam ini jadi jauh lebih sulit lolos dari pengawasan.
Gap analysis sebagai peta prioritas
Setiap proses yang tidak cocok penuh masuk ke gap analysis, semacam ringkasan yang menunjukkan di titik mana ketidaksesuaian terjadi dan seberapa besar selisih nilainya. Ini yang mengubah rekonsiliasi dari sekadar daftar transaksi menjadi peta prioritas. Proses dengan selisih nilai besar atau pola berulang bisa naik ke urutan tinjauan yang lebih tinggi, alih-alih tenggelam di antara ratusan proses lain yang sudah cocok sepenuhnya.
Pendekatan yang transparan dan berbasis aturan ini dipilih sebagai titik awal bukan karena lebih gampang dibangun. Alasannya lebih sederhana dari itu: setiap keputusan menahan atau melanjutkan pencairan dana publik harus bisa dijelaskan dengan jelas ke semua pihak yang terlibat.